SETUP PHÒNG BAN KẾ TOÁN

Một doanh nghiệp, dù quy mô lớn hay nhỏ đều cần có bộ máy kế toán thường gọi là phòng/ban/bộ phận kế toán. Bộ máy kế toán đóng vai trò là mạch máu trong hoạt động của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán, tài chính chặt chẽ, ổn định là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Trong hành trình 20 năm hành nghề dịch vụ kế toán, với đa số doanh nghiệp chúng tôi cộng tác, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, vấn đề tổ chức bộ máy phòng ban kế toán không được quan tâm đúng mức, thiếu chặt chẽ và lộn xộn. Điều đó dẫn đến sự sai lệch thông tin, thiếu tính hiệu quả cũng như gây nhiều tổn thất cho công ty.

Việc tổ chức phòng ban kế toán hiệu quả, không chỉ là việc tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp nhân sự đúng vị trí, đúng người đúng việc, phát huy sở trường, hạn chế sở đoản, đi kèm tính kỷ luật thực thi công việc được xây dựng tiêu chuẩn rõ ràng trong sổ tay nhân sự, mà còn là sự liền lạc, hiệu quả toàn bộ phòng ban. Từ đó giúp lãnh đạo nhanh chóng biết được chính xác các thông số tài chính, kế toán cần thiết, sự minh bạch cũng như tính hiệu quả của bộ phận kế toán tài chính.

Trong bài viết này, hãy cùng Vinathue làm rõ một vài điểm chính trong việc tổ chức phòng ban kế toán nhé!

1. Ý Nghĩa, Chức Năng, Nhiệm Vụ Phòng Kế Toán

Bộ máy kế toán là tập thể các cán bộ, nhân viên kế toán cùng với các phương tiện, thiết bị kỹ thuật để thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê và công tác tài chính tại doanh nghiệp. 

Bộ máy kế toán giúp cho doanh nghiệp quản lý, phát triển theo hướng chủ động và hợp pháp. Thông qua kế toán, nhà quản lý doanh nghiệp có thể đo lường, phân tích tình hình tài chính của công ty, từ đó đưa ra những định hướng phát triển, gia tăng lợi nhuận trong lĩnh vực mà công ty đang hoạt động.

Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán của doanh nghiệp.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp phải bố trí người làm kế toán đảm bảo các quy định của Luật Kế toán, trong đó, số lượng người làm kế toán nhiều hay ít tùy thuộc vào quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý, mức độ phức tạp của công việc và biên chế của đơn vị. Doanh nghiệp có thể bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán không nghiêm cấm.

Đây là phần không thể thiếu trong công tác xây dựng hệ thống kế toán, tài chính của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán, tài chính tốt là hệ thống giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu chiến lược của mình, nó bao gồm:

1> Cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc sản xuất các sản phẩm với chi phí thấp (nguyên liệu, nhân công, khấu hao, chi phí chung…)

2> Hỗ trợ cho việc kinh doanh (phân loại khách hàng, tổ chức tiêu thụ hàng hóa…), hỗ trợ cho công tác tài chính (nguồn vay, lãi vay…)

3> Hỗ trợ cho việc quản trị (thiết lập Báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu, lợi nhuận…)

4> Quan trọng hơn ngoài tính cảnh báo khi có các chỉ tiêu tài chính không tốt, hệ thống còn giúp doanh nghiệp luôn hoạt động nhịp nhàng trong suốt quá trình hoạt động. Kể cả trong trường hợp nhân sự thay đổi, bộ máy kế toán cũng như các hoạt động của doanh nghiệp vẫn vận hành ổn định.

2. Quy Trình Tổng Thể Setup Phòng Ban Kế Toán

Xây dựng, vận hành và tối ưu phòng ban kế toán là một vòng lặp tuần hoàn, ngày càng hoàn thiện, mà ở đó mỗi khâu đều là một mắt xích vô cùng quan trọng

1>  Doanh nghiệp cần hiểu rõ chính mình, về nguồn nhân sự kế toán, cũng như nhứng yêu cầu hay kết quả mong muốn cuối cùng

2> Lên sơ đồ tổ chức: Giúp xếp người vào đúng vị trí, đúng năng lực, phát huy tối đa điểm mạnh, hạn chế điểm yếu của nhân sự

3> Xây dựng sổ tay công việc: Sổ tay công việc không chỉ là kim chỉ nam giúp nhân viên hiểu rõ tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị văn hóa của công ty, mà còn là bản mô tả chi tiết công việc về trách nhiệm, nghĩa vụ cũng như quy trình làm việc chi tiết. Bên cạnh đó sổ tay công việc còn là bản đồ chi tiết lộ trình công danh, chế độ khen thưởng, xử phạt rõ ràng giúp nhân viên hiểu chi tiết và rõ ràng nhất về công việc mình đang làm

4> Xây dựng hệ thống: Đây là bước lấp nhân sự, đào tạo, hoàn thiện sổ tay công việc

5> Vận hành, tối ưu hệ thống: Ở bước này mọi nhân sự, quy trình sẽ được vận hành, khớp nối với nhau trơn tru nhất, đây là một quá trình liên tục điều chỉnh để phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp

3. Sơ Đồ Tổ Chức Phòng Ban Kế Toán

Vậy tầm quan trọng của sơ đồ tổ chức phòng ban kế toán là gì? Xây dựng sơ đồ tổ chức phòng ban kế toán cũng chính là cách gián tiếp để xác định trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi cá nhân trong phòng ban kế toán.

Nhìn vào sơ đồ, nhân viên cũng sẽ biết được vị trí của mình ở đâu, công việc của mình được thực hiện như thế nào, ai là người quản lý, cần báo cáo cho ai và người chịu trách nhiệm cho công việc. Chính vì vậy có thể nói các mối liên hệ, cách thức giao tiếp và trao đổi công việc cũng được thể hiện rõ qua sơ đồ. 

Đồng thời cũng từ sơ đồ tổ chức phòng ban kế toán, có thể đánh giá được nguồn lực nội tại của phòng kế toán có đồng nhất với mục tiêu và chiến lược đã hoạch định hay không. Từ đó người lãnh đạo sẽ nhìn rõ được sự đóng góp của từng bộ phận có tuân theo chiến lược của phòng ban hay không. 

Sơ đồ tổ chức phòng ban kế toán phải thể hiện được:

Hình vẽ thể hiện rõ vị trí, mối quan hệ tương tác/ báo cáo và các kênh giao tiếp chính thức giữa các nhân viên, các bộ phận, trong phòng ban

Mô tả chức vụ, quyền hạn của từng vị trí;

Thể hiện quy trình làm việc của các bộ phận. 

Nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức phòng ban kế toán:

+ Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: công việc sẽ được báo cáo và thống nhất qua một người;

+ Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: tức là bộ máy tổ chức của phòng ban phải được xây dựng nhất quán theo mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của phòng ban

+ Nguyên tắc hiệu quả: sơ đồ tổ chức công ty được xây dựng phải mang đến hiệu quả hoạt động tối ưu nhất với chi phí quản lý, vận hành bộ máy thấp nhất

+ Nguyên tắc cân đối: giữa các bộ phận phải có sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm. Đồng thời nguyên tắc cân đối cũng được thể hiện qua khối lượng công việc giữa các vị trí

+ Nguyên tắc linh hoạt: sau khi xây dựng sơ đồ, các bộ phận phòng ban phải thích nghi và đáp ứng được những tác động của bên ngoài thì sơ đồ đó mới có hiệu quả.

4. Sổ Tay Nhân Sự Kế Toán

+ Dù doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực nào, quy mô lớn hay nhỏ thì việc xây dựng sổ tay nhân sự bài bản là rất cần thiết. Bởi nó mang lại những lợi ích sau đây:

+ Giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về doanh nghiệp: Sổ tay giúp các nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới chủ động tìm hiểu rõ về văn hóa, quy tắc, chính sách của công ty. Thay vì mất thời gian để tìm nguồn tra cứu hay hỏi bộ phận hành chính, nhân sự… 

+ Truyền đạt kỳ vọng, định hướng mục tiêu: Một cuốn sổ tay có nội dung tốt sẽ giúp nhân viên nắm rõ trách nhiệm của họ trong doanh nghiệp. Nó đóng vai trò như một la bàn xác định hướng kỳ vọng từ lãnh đạo, từ đó giúp nhân viên có thêm động lực, mục tiêu phát triển trong công việc.  

+ Xây dựng môi trường minh bạch, nhất quán: Bất kể bạn giữ chức vụ gì trong công ty cũng đều phải hiểu và tuân thủ những nội dung có trong sổ tay nhân sự. Do vậy nó tạo nên môi trường làm việc minh bạch, bình đẳng. Hơn nữa, nhà lãnh đạo, quản lý có thể tham khảo sổ tay này khi trả lời vướng mắc của nhân viên hoặc đưa ra những quyết định phù hợp, nhất quán. 

+ Giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp: Sổ tay được xây dựng kỹ lưỡng sẽ giúp nhân viên thấy rõ quyền hạn, quy chế khen thưởng, xử phạt rõ ràng. Từ đó hạn chế những hành vi sai trái, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự, giúp công ty tránh rủi ro về tài chính, pháp lý.

Nội dung sổ tay nhân viên

Tùy thuộc vào từng lĩnh vực, tính chất công việc và văn hoá, mỗi phòng ban kế toán thuộc mỗi công ty sẽ tự định hình cho mình một cách xây dựng sổ tay nhân viên riêng. Tuy nhiên để đạt được hiệu quả, bạn vẫn cần đảm bảo những nội dung và nguyên tắc dưới đây. 

Về cơ bản, sổ tay nhân sự sẽ bao gồm những nội dung chính sau:

+ Giới thiệu khái quát về quá trình phát triển, những thành tựu nổi bật của doanh nghiệp

+ Sứ mệnh, tầm nhìn và tổng quan về văn hóa công ty, văn hóa phòng ban kế toán

+ Những quy định chung và quy tắc ứng xử

+ Bản mô tả công việc chi tiết từng bộ phận

+ Quy trình làm việc chi tiết từng bộ phận

+ Lương thưởng và cơ hội phát triển nghề nghiệp: Thông tin về tiền lương, quy định làm thêm giờ; Đánh giá hiệu suất; Đào tạo và phát triển nghề nghiệp; Chính sách Bảo hiểm; Làm việc từ xa

+ Cơ chế khen thưởng, phúc lợi dành cho nhân sự kế toán (khám sức khỏe hàng năm; du lịch, thưởng lễ, tết,…)  

+ Quy định về xin nghỉ việc & bàn giao

+ Lộ trình công danh của nhân sự kế toán

…………..

5. Nhân Sự Phòng Ban Kế Toán

1> Tuyển dụng nhân sự kế toán

+ Việc tuyển dụng nhân sự kế toán, không chỉ là tìm nguồn tuyển dụng mà thông qua đó tiếp cận tối đa số lượng ứng viên ứng tuyển, mà quan trọng hơn hết là chất lượng ứng viên tuyển dụng

+ Vinathue cung cấp hơn 10+ cách thức, kênh giúp doanh nghiệp thu hút, tuyển chọn nhân tài kế toán về làm việc cho doanh nghiệp bạn. Đặc biệt hơn chúng tôi luôn có nguồn nhân sự kế toán dồi dào, chất lượng cao giúp doanh nghiệp không lãng phí thời gian, tiền bạc ở khâu tuyển dụng cũng như đào tạo nhân sự kế toán.

+ Qua nhiều năm trong nghề, tiếp xúc với vô vàn ứng viên, làm việc với rất nhiều nhân viên, chúng tôi hiểu rằng nếu tuyển chọn ngay từ đầu đã sai, sẽ mang lại những tổn thất không nhỏ về thời gian, công sức cho công ty. Thực trạng nhân viên ra ra, vào vào, đủ lông đủ cánh rồi bay đi, không gắn bó với công ty, mặc dù công ty đã mất rất nhiều thời gian, công sức đào tạo là thực trạng thường xuyên xảy ra.

+ Chúng tôi cung cấp bộ tiêu chuẩn sàng lọc nhân sự kỹ càng, giúp doanh nghiệp lựa chọn được những viên ngọc sáng giá nhất trong làng ứng viên. Một nhân sự cần được xem xét tuyển dụng trên 3 khía cạnh "Đạo đức - Kỹ năng - Nghị lực', trong đó kỹ năng chúng ta hoàn toàn có thể đào tạo được, còn đạo đức và nghị lực là tố chất bên trong mà doanh nghiệp cần sàng lọc, lựa chọn ngay từ đầu.

“Bạn không thể biến người khác tốt lên, hãy chọn những người tốt”

2> Đào tạo nhân sự kế toán

+ Lộ trình đào tạo bài bản Vinathue xây dựng đã được chứng minh là rất hiệu quả với vô vàn doanh nghiệp đa ngành nghề. 

+ Sau quá trình đào tạo, kế toán viên sẽ hiểu rõ bức tranh toàn cành, từ văn hóa công ty, quy trình công việc, nhiệm vụ, quyền lợi cũng như lộ trình thăng tiến của mình. Đặc biệt công việc sẽ không còn mơ hồ với nhân viên kế toán nữa, nhân viên sẽ biết mình đang ở đâu, vị trí nào, lộ trình phát triển của bản thân mình rõ ràng, từ đó tạo động lực làm việc cho nhân sự.

3> Trách nhiệm, quyền lợi, Lộ trình thăng tiến

+ Được Vinathue thiết kế chi tiết rõ ràng trong sổ tay công việc, từ đó không chỉ giúp nhân sự phòng ban kế toán làm việc hiệu quả, mà còn giúp ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá chất lượng nhân sự, từ đó có những điều chỉnh, can thiệp kịp thời nhằm giúp tối ưu hệ thống.

4> Văn hóa doanh nghiệp, văn hóa phòng ban là không thể thiếu

+ Văn hóa doanh nghiệp là tập hợp các giá trị cốt lõi về đạo đức, hành vi, cách ứng xử và môi trường làm việc của mỗi công ty. Điều này sẽ tạo nên sự độc đáo của mỗi công ty và ảnh hưởng đến các yếu tố khác, từ hình ảnh của mỗi cá nhân đến hình ảnh của một tổ chức. Nếu các nhân viên tuân thủ và chia sẻ chuỗi giá trị của văn hóa doanh nghiệp, điều đó sẽ ảnh hưởng tích cực đến lợi nhuận của công ty. 

+ Nói một cách dễ hiểu, cơ sở vật chất và các trang thiết bị là “phần xác” của doanh nghiệp, thì văn hóa doanh nghiệp được ví như ‘’phần hồn’’. 

+ Với Vinathue, văn hóa doanh nghiệp nói chung, văn hóa phòng kế toán nói riêng là tư duy và thái độ của nhân viên về công việc họ đang làm, khách hàng mà họ đang phục vụ và với chính ban lãnh đạo. Văn hóa là những giá trị cốt lõi, niềm tin, hình thức mà mọi người trong doanh nghiệp cùng công nhận và suy nghĩ, nói, hành động như một thói quen, giống như đời sống tinh thần và tính cách của một con người, và là phần quyết định đến sự thành bại về lâu dài của phòng ban.

Câu hỏi Vinathue tập trung xây dựng văn hóa cho phòng ban kế toán là:

+ Phòng ban kế toán bạn cần loại văn hóa nào? 

+ Văn hóa đó có khiến phòng ban kế toán tốt hơn không? 

+ Có mang đến hiệu suất làm việc nhóm hay cá nhân như mong muốn không? 

+ Có tác động gắn kết toàn bộ công ty và có lưu giữ được những Người Giỏi Nhất ở lại không?

Khẩu quyết nhân sự: Tuyển đúng người - Đào tạo đúng cách - Sắp xếp đúng vị trí - Làm việc đúng quy trình - Đãi ngộ đúng chế độ - Thăng tiến đúng lộ trình

6. Vận Hành, Tinh Giản Giúp Hệ Thống Hoạt Động Trơn Tru

Vinathue hiểu rằng, mỗi doanh nghiệp là một cá thể riêng biệt, độc đáo, có giá trị và đặc trưng riêng. Cũng chính vì lẽ đó việc setup phòng ban kế toán không chỉ  1 lần, chúng tôi luôn cam kết đi cùng doanh nghiệp, tối ưu cho đến khi hệ thống phòng ban hoạt động trơn tru, đạt kết quả mong muốn cuối cùng.

Dưới đây là một vài yếu tố chúng tôi sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp giúp tối ưu hệ thống phòng ban kế toán:

1> Vận hành, khớp nối toàn bộ hệ thống

2> Tinh giản, tập trung điều quan trọng nhất, nhân sự hiệu quả

3> Áp dụng công nghệ, hệ thống phần mềm tối ưu bộ máy