SẢN PHẨM, DỊCH VỤ

DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ, HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Chữ ký số, hóa đơn điện tử là một trong những công cụ quan trọng trong mảng tài chính của doanh nghiệp. Theo quy định của luật hiện hành, mọi doanh nghiệp cần phải sử dụng chữ ký số cũng như hóa đơn điện tử

Tuy nhiên trong quá trình làm việc với hàng ngàn doanh nghiệp khắp các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, vinathue thấy rất nhiều sai xót của doanh nghiệp liên quan đến 2 công cụ này, phần là do kế toán viên của doanh nghiệp chưa thực sự hiểu rõ về chúng, phần là do ngoài thị trường có quá nhiều bên cung cấp, hay tư vấn các dịch vụ về chữ ký số và hóa đơn điện tử, nhưng không phải đơn vị nào cũng uy tín hay hỗ trợ lâu dài. Hãy cùng vinathue tìm hiểu chi tiết về 2 công cụ này nhé.

dich-vu-chu-ky-so-hoa-don-dien-tu-vinathue

Chữ Ký Số Những Điều Doanh Nghiệp Cần Biết

1> Chữ ký số là gì?

Theo quy định của pháp luật và căn cứ vào Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 NĐ-CP nêu rõ:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Bên cạnh đó, nếu hiểu theo tính ứng dụng thì chữ ký số được hiểu là một loại chữ ký điện tử. Chữ ký này sẽ thay thế hoàn toàn chữ ký thường bằng tay và sử dụng trên các thiết bị điện tử.

Vai trò của chữ ký số được hiểu như là một chữ ký tay của cá nhân hay một con dấu của cơ quan, doanh nghiệp. Sử dụng chữ ký số, các cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp sẽ được pháp luật thừa nhận về mặt pháp lý khi thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử. Tiêu biểu một số giao dịch như ký kê khai thuế, hợp đồng điện tử, giao dịch tài chính

2> Đặc điểm của chữ ký số

Sử dụng chữ ký số, bạn chắc chắn phải biết đến 5 đặc điểm nổi bật như sau:

+ Tính xác thực: Thông qua chứng thư số của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, chữ ký số có thể giúp xác thực danh tính chủ nhân của chữ ký số.

+ Tính bảo mật: Chữ ký số có tính bảo mật gần như tuyệt đối và thông tin không dễ bị đánh cắp bởi các hacker. Vì chữ ký số có tới 2 lớp mã khóa bảo mật đó là khóa bí mật và khóa công khai.

+ Tính toàn vẹn: Văn bản/tài liệu có chữ ký số chỉ có thể được mở bởi duy nhất một người đó là người nhận văn bản/tài liệu đó. Vì vậy, trong môi trường giao dịch điện tử, mọi thông tin của tài liệu/văn bản đều được đảm bảo toàn vẹn một cách tuyệt đối.

+ Tính chống chối bỏ: Khi các văn bản/tài liệu/hợp đồng đã có chữ ký số thì chữ ký số này không thể thay thế cũng không thể xóa bỏ.

3> Đối tượng sử dụng chữ ký số

Đối tượng sử dụng chữ ký số hiện nay bao gồm tất cả mọi cá nhân và tổ chức. Theo đó, các cá nhân và tổ chức sẽ sử dụng chữ ký số cho những mục đích cụ thể như sau:

+ Chữ ký số cho cá nhân/cá nhân thuộc tổ chức/doanh nghiệp: Được sử dụng với mục đích khai nộp thuế thu nhập cá nhân, khai báo trên trang đăng ký kinh doanh hay ký hợp đồng lao động với đơn vị sử dụng lao động.

+ Chữ ký số cho doanh nghiệp, tổ chức: Được sử dụng với mục đích kê khai thuế, nộp thuế, đăng ký BHXH, khai nộp thuế hải quan,....Bên cạnh đó, doanh nghiệp, tổ chức còn sử dụng chữ ký số trong việc ký văn bản nội bộ, ký giao dịch đối soát, ký giao dịch chuyển khoản ngân hàng,....và nhiều mục đích khác.

4> Mục đích sử dụng chữ ký số

Chữ ký số dùng cho mục đích gì chắc hẳn đang là một trong những vấn đề mà bạn quan tâm. Trên thực tế, chữ ký số bao gồm 3 mục đích chính, quan trọng sau đây:

+ Dùng để kê khai, nộp tờ khai, nộp các nghĩa vụ tài chính trong lĩnh vực thuế, hải quan và giao dịch chứng khoán,....Trong các trường hợp này, doanh nghiệp không cần phải in lại các tờ khai và thực hiện thủ tục đóng dấu như thông thường.

+ Dùng khi doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp như: đăng ký địa điểm kinh doanh, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hay thay đổi đăng ký kinh doanh,....Sử dụng chữ ký số trong các trường hợp này giúp doanh nghiệp đơn giản hóa thủ tục hành chính, thúc đẩy tiến độ công việc diễn ra nhanh hơn.

+ Sử dụng khi doanh nghiệp và đối tác/khách hàng của doanh nghiệp ký kết hợp đồng thông qua hình thức trực tuyến. Điều này giúp các bên tiết kiệm thời gian tối ưu trong việc di chuyển, gặp mặt trực tiếp.

5> Mua chữ ký số ở đâu? Dịch vụ chữ ký số nào uy tín?

+ Hiện nay, doanh nghiệp có thể mua chữ ký số của các doanh nghiệp sau: VIETTEL, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA… Các nhà cung cấp này được phép cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

a> Chọn mua chữ ký số ở đâu cần lưu ý tính bảo mật

Chữ ký số là phương tiện có đủ giá trị pháp lý để đại diện cho doanh nghiệp về mặt xác thực nhận dạng. Bên cạnh đó, văn bản sử dụng chữ ký số có thể ký nhận cho các thông tin chi tiết nhất về chủ nhân chữ ký số đó. Bởi vậy khi có tranh chấp liên quan đến các văn bản đã ký nhận, cơ quan chức năng sẽ dễ dàng xác minh rõ về đơn vị đã ký chữ ký số.

Ngoài ra, lý do nhiều doanh nghiệp suy nghĩ xem nên mua chữ ký số ở đâu, bởi nó còn phục vụ cho nhiều nghiệp vụ như: Kê khai thuế điện tử, đăng ký BHXH, đấu thầu trực tuyến, email,… (theo Nghị định 130/2018)

Vì những lí do trên mà việc bảo mật an toàn chữ ký số của nhà cung cấp cần được xem xét đầu tiên khi lựa chọn phần mềm chữ ký số.

b> Chọn mua chữ ký số ở đâu cần lưu ý dịch vụ hỗ trợ

Việc sử dụng chữ ký số cũng như mua chữ ký số ở đâu còn đặt ra vấn đề liên quan đến thái độ và sự chuyên nghiệp trong dịch vụ hỗ trợ khách hàng. Chắc chắn trong quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị tổ chức sẽ khó tránh được các sự cố hay vấn đề trục trặc xảy ra.

Dịch vụ hỗ trợ từ các nhà cung cấp cần đáp ứng nhu cầu của khách hàng để giải quyết thắc mắc sớm nhất. Khuyên bạn câu trả lời cho vấn đề mua chữ ký số ở đâu cần xem xét cả khía cạnh có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, cùng với sự tư vấn chuyên nghiệp và tận tâm hay không?

c> Chọn mua chữ ký số ở đâu cần lưu ý đến giá thành

Không phải lúc nào giá thành cao cũng thể hiện chất lượng chữ ký số tốt. Tuy nhiên bạn cũng không nên lựa chọn các nhà cung cấp có mức giá quả rẻ mà cần tìm hiểu kĩ càng vì ông bà ta có câu “Tiền nào của nấy”.

Khi lựa chọn mua chứ ký số ở đâu, không đơn giản chỉ dựa trên yếu tố giá thành là đủ. Hãy chọn các nhà cung cấp chữ ký số có giá thành phù hợp với khả năng kinh tế của mình, đồng thời kèm theo chế độ phục vụ tốt và tính bảo mật cao.

2. Hóa Đơn Điện Tử

1> Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:

+ Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử

+ Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

+ Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan

+ Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất.

2> Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử

+ Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi , lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử

+ Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

3> Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

+ Muốn phát hành hóa đơn này, doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử ( soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm thông tư 32)

+ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm thông tư 32)

+ Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế

4> Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

a/ Lập hóa đơn điện tử:

Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;

Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

b/ Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ:

Gửi trực tiếp: người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử, ký điện tử hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.

Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trinh hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn điện tử vào hệ thống sau đó, gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán.

c/ Xử lý đối với hóa đơn điện tử bị lập

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,… Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

3. Giải Pháp Tư Vấn Chữ Ký Số, Hóa Đơn Điện Tử Tối Ưu Nhất Vinathue

+ Hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số, tuy nhiên mua ở đơn vị nào uy tín, lâu dài, chi phí tối ưu thì không phải doanh nghiệp nào cũng biết. Hãy liên hệ với Vinathue để được tư vấn đưa ra lựa chọn tối ưu nhất.

Với hơn 20 năm kinh nghiệm, cùng đội ngũ chuyên gia đầu ngành, vinathue đã đồng hành cùng hàng ngàn doanh nghiệp, trong mọi loại ngành nghề khác nhau, cũng như xử lý vô vàn các nghiệp vụ liên quan đến tài chính, kế toán và thuế.

Trong suốt chặng đường hành nghề, với tư cách là chuyên gia kế toán thuế, chúng tôi hiểu rằng mọi sai phạm về kế toán thuế đều phải trả giá bằng tiền. Việc thực hiện đúng ngay từ khi mới bắt đầu thực hiện các nghiệp vụ sẽ dễ dàng và tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với việc thực hiện các điều chỉnh, sai sót sau đó.

Cho dù bạn là doanh nghiệp mới thành lập hay đã hoạt động lâu năm, hãy cộng tác với chúng tôi để đảm bảo sự chính xác nghiệp vụ kế toán thuế cũng như việc tuân thủ pháp luật, tiết kiệm chi phí.

Đến với vinathue, quý Doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm

1> Chứng chỉ hành nghề chính quy

Vinathue là đơn vị có đầy đủ giấy phép hành nghề theo quy định của Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế.

2> Đội ngũ chuyên gia, chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm

Vinathue với hơn 20 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực Tài chính, kế toán, thuế và tư vấn doanh nghiệp. Các cố vấn của chúng tôi cũng có từ 10-25 năm kinh nghiệm hoạt động với tư cách Giám đốc Tài Chính, Cố vấn Tài Chính, Kế toán Trưởng… tại các tập đoàn trong nước và quốc tế

3> Giúp doanh nghiệp giải quyết mọi vấn đề phát sinh

+ Chúng tôi đã, đang và luôn sẵn sàng tư vấn cho nhiều khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực kinh doanh như: Xây dựng, bảo hiểm, bán lẻ, du lịch, thương mại điện tử, dược mỹ phẩm… và đặc biệt có kinh nghiệm trong việc giải quyết các vấn đề về thất lạc chứng từ, sai lệch số liệu, báo cáo lỗi, không có người giải trình quyết toán thuế.

4> Tiết kiệm chi phí, tối ưu hiệu quả

Dịch vụ của Vinathue giúp công ty tiết kiệm được chi phí tuyển dụng và lương kế toán hàng tháng. Đặc biệt, trong trường hợp cần đến những kế toán trưởng, kế toán tổng hợp có kinh nghiệm lâu năm để giải quyết những vấn đề phát sinh, Vinathue hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn bằng đội ngũ kế toán chuyên nghiệp với mức chi phí tối thiểu.

5> Làm việc tận tình, chân thành

Tư vấn từ tâm, đi thẳng vào vấn đề của doanh nghiệp – Hỗ trợ 24/7 và ngay cả sau khi kết thúc hợp đồng

Với hơn 20 năm kinh nghiệm, làm việc với hàng ngàn khách hàng, Vinathue tự tin cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt nhất:

Đội ngũ chuyên gia, giàu kinh nghiệm